Es tan fácil sentirse ahogado con todos los proyectos, todas las tareas y las decisiones y ver como se escapa el tiempo y no sabes a donde ha ido. Aparte de cosas de trabajo tienes que hacer comidas, compras, y otras tareas fuera del trabajo, y cuando no tienes que ir a una oficina para trabajar, es incluso más caótico.

Entonces lo que hago eso que cuando me levanto por la mañana reviso cuales son mis objetivos. Me ayuda a tener claridad. Miro todas las cosas que están por hacer y decido cuales son los más importantes. La primera hora del día es el más importante. Es cuando me digo a mi mismo que tengo que aprovechar el día al máximo.

  • Cada hora tiene que estar contada
  • Las horas de trabajo tienen que ser productivas
  • Tengo que estar concentrados siempre en lo más importante
  • Tengo que tener documentado lo que he hecho cada hora (con un diario)

En el momento que entras en el trabajo hasta el momento que sales normalmente han pasado 8 horas. Pero te has parado a pensar, ¿cuánto tiempo trabajas de verdad?

¿3, 4, 5 horas? ¿Cuánto tardas en empezar con el primer proyecto, o la primera llamada (si eres vendedor)? Primero hay que tomar una taza de café, contestar e-mails, saludar a los amigos en el Messenger, ver que tal quedó tu equipo preferido del fútbol. Antes de que te diste cuenta (ayudo que no pasó el jefe por tu mesa en este tiempo) pasaron 2 horas sin que hayas hecho nada útil.

Empiezas a trabajar y anda ¡Es la hora de comer! Bajas a comer con los amiguitos del trabajo y vuelves de nuevo a tu puesto. Pero claro, no hay que empezar a trabajar ya, acabas de volver de comer, tiene que sentarse la comida. Así que, decides dar una vuelta por la oficina, saludar a la nueva/al nuevo compañero y preguntarle qué tal se encuentra en el empleo. Habláis un rato y luego vuelves a tu mesa y decides trabajar.

Al cabo de 2 horas llega el jefe, quiere verte en su oficina. No es nada grave, no has hecho nada malo. Solo quiere enseñarte un nuevo proyecto. Sales de su oficina y te quedas hablando con la secretaria. Media hora después vuelves al trabajo. Ya solo te falta una hora hasta irte a casa. Decides mirar y contestar el correo para matar un poco de tiempo.

Reconozco que esto es un poco exagerado, pero piénsalo bien, ¿Cuánto tiempo trabajas realmente? ¿Estás en la oficina o estás en el trabajo? Puedes sumar meses de trabajo cada año (y meses de ingresos si trabajas para comisiones) en ese tiempo perdido.

Y de ese tiempo que realmente estás haciendo trabajo, ¿Estás haciendo las cosas difíciles y necesarias o estás haciendo lo fácil y menos productivo? Lo más productivo siempre es lo más difícil, lo que requiere más esfuerzo. No hay tiempo para hacer todo, pero siempre hay tiempo para hacer lo más importante.

Debes estar siempre metido en la actividad que es el más necesario para producir más resultados. Refleja sobre tus hábitos de trabajo y decide si este es tu caso, en ese caso, promociones, aumentos de ingresos y muchos éxitos están en tu futuro.

Debes saber tus objetivos para ser más productivo

Cuando hablamos de ser productivo lo primero que tenemos que mirar es cuales son nuestros objetivos porque podemos ser muy ‘productivos’ haciendo cosas pero si no cumple un propósito importante para nosotros no sirve para nada.

Si eres una persona con ganas de hacer muchas cosas te habrás dado cuenta de que hay un número muy limitado de horas cada día. Antes de que te des cuenta es hora de acostarse y has hecho todo lo que estabas obligado a hacer (ir al trabajo, hacer la compra, etc.) pero nada de lo que realmente quieres hacer o necesitas hacer para progresar en tu vida.

Dado que hay tan poco tiempo y tantas cosas que podemos hacer, tenemos que decidir cuáles son las cosas más importantes para nosotros porque simplemente no podemos hacer todo lo que se nos antoja. Ni yo puedo hacer todo lo se me antoja y puedo poner el horario como me da la gana, no tengo empleo y no tengo hijos.

De modo, como mencioné al principio, primero debemos fijar nuestros retos. No tiene que ser económico.  Puede ser de un reto de estar en forma. Para cumplir con ese reto tienes que ir 3 o 4 días al gimnasio o practicar algún deporte. Si es un reto de mejorar la relación con tu hijo puedes decidir que necesitas pasar 2 horas al día con él. Si tu objetivo es saber tocar la guitarra sabes que tienes que practicar a diario. Igual que si quieres ganar 200 o 300 al mes con tu blog, sabes que debes hacer una serie de cosas a diario para cumplir con este objetivo.

Entre las cosas que tienes que hacer porque no queda otra (compra, trabajo, cocinar, etc.) y lo que quieres hacer, decide que es, de forma absoluta, lo más importante. Si intentas hacer demasiado no harás nada bien, no terminarás las cosas, no progresarás y acabarás frustrado y estresado. Hay que aceptar que hay un límite a lo que podemos hacer a diario.

¡Pon la cosa más importante primero en tu día! O ponlo lo antes posible. Si tienes que trabajar a las 9, levántate a las 5:30 y dedica 2 horas por la mañana. Así sabes que has cumplido con lo más importante y así vas a progresar en tus propósitos. Si lo dejas para después del trabajo o tarde ya no tendrás las ganas ni energía para hacerlo. Es el mismo concepto de pagarte primero del libro ‘El Hombre más rico de Babilonia’.  Te pagas primero el dinero para invertir, ahorrar y donar y vives (o sobrevives como puedes) con el resto. Esto es igual. Decides que es lo más importante y haces eso primero y te apañas con lo demás que tiene menos importancia para ti.

Asegúrate planificar el tiempo suficiente para hacer las cosas bien. Todos somos diferentes pero yo me he dado cuenta de que si hago una lista de muchas cosas, por ejemplo de 1 hora cada 1, son demasiados cambios e interrupciones. Yo necesito estar concentrado en una cosa más tiempo y es mejor tener tiempo para terminar una cosa antes de pasar a otra.

Una vez que tenga mi horario sé que hacer cierta cosa a cierta hora, tanto que si me apetece como si no. Si no me hago un horario sé que no haré las cosas que debo hacer para mejorar mi vida, el tiempo simplemente pasa sin que yo lo controle. Algunos recomiendan planear toda la semana.

Si cosas ‘urgentes’ surgen, al menos de que te lleven solo 5 minutos, apuntalas en tu lista de cosas que hacer y lo puedes hacer en tu programación de los próximos días. Solo piensa siempre en la importancia que tiene cada cosa y el tiempo que va a durar esa importancia. Algo puede parecer urgente pero si piensas en la importancia que puede tener en los próximos 6-12 meses puede ser insignificante.

  1. Decide que es lo más importante para ti
  2. Elimina las cosas menos importantes (incluso obligaciones, ¿cómo puedes cambiarlo para que dejen de ser obligaciones?)
  3. Crea tu horario
  4. Cumple tu horario

Consejos de Brian Tracy para ser más productivo

No ha nadie mejor que Brian Tracy para darnos unos buenos tips:

Todo se debe escribir. Siempre hay que pensar ‘con papel’. A las tareas que tengas pendientes se deben de poner una letra:

  • A – Lo más importante, tendrá el mayor impacto sobre tu trabajo/vida
  • B- Menos importante, si no lo haces algunas personas pueden estar molestas pero no es grave
  • C-No es importante, te gustaría hacerlo pero su importancia es realmente nula
  • D-Delegar, Cualquier cosa que puedas delegar, debes hacerlo para liberar tu tiempo para poder hacer tareas tipo A. Se delega cualquier cosa que no sea necesario que tú mismo lo hagas.
  • E-Eliminar por completo, quizás antes era importante pero ya no tiene ningún beneficio.

Obviamente quieres trabajar siempre en las tareas A primero. Muchas personas se dedican a pequeñas cosas no importantes para quitarlos de encima como hábito y eso hace que rara vez trabajen en las cosas realmente importantes que pueda tener más impacto sobre sus resultados.

Aparte de la lista de tareas debes tener listas para el día, la semana, y el mes. Así planeas por adelantado lo que quieres lograr cada mes y es más fácil dedicarse a lo que es realmente importante en vez de dejarse llevar por las pequeñas cosas que surgen en el día a día.

Si tienes retos, de esto modo puedes planear todas las cosas importantes que tienes que hacer y bien subministrar tu tiempo para lograrlos. Conozco mcha gente que dice, “Voy hacer esto…Y lo otro… Y no sé qué y no sé cuantos” pero nunca lo hacen porque nunca planean y toman el tiempo para hacerlo. Siempre hacen otras cosas que consideran urgente o más importante aplazando lo que es realmente importante.

Javi

Llevo haciendo páginas web desde 1997 y en el 1999 hice mi primera página web que generaba dinero con patrocinadores. Desde entonces he vivido libre gracias al dinero que genera mis sitios web.

5 Comentarios

  1. Bueno, siempre es difícil controlar el tiempo y mucho más fácil que el tiempo te controle a ti, sin embargo es y sera siendo un dolor de cabeza el tratar de hacer las cosas de forma planificada. Tienes mucha razón cuando hablas de disciplina, porque ponerse en el camino correcto en cuanto a la planificación de nuestro tiempo es verdaderamente una disciplina.

  2. La gestión del tiempo es dificilísimo. Tendemos a plantearnos demasiadas tareas!
    Existe una clasificación de tareas: Importantes y urgentes. Normalmente tendemos a hacer las cosas urgentes, como por ejemplo contestar emails, y apagar fuegos. Sin embargo una vez leí que las personas que tienen éxito son aquellas que hacen un hueco para las cosas importantes que no son urgentes. Un ejemplo de una tarea importante no urgente es apra ti correr o aprender francés. Sabes que a largo plazo te va a beneficiar, pero no a corto, por eso es difícil sacar un hueco cuando uno se entretiene sólo con cosas urgentes.

  3. La práctica de disciplina empieza con un buen horario, por eso es fundamental acostarse y levantarse a una hora determinada, y no variarlo. A partir de ahí es donde yo experimenté mis mayores progresos. Como dice Javi, planificar las tareas siguiendo un horario, también es importante..

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